Eltern können im Elternportal Nachweise digital hochladen und laufenden Bewerbungen beifügen; Dokumente landen revisionssicher in den Kind-Akten der Einrichtungen und Tagespflegepersonen.

Nutzen:

• Beschleunigt Platzvergabe: Nachweise sind sofort digital verfügbar.
• Reduziert Post- und Scanaufwand, spart Zeit und Kosten.
• Revisionssichere Ablage in den Akten der Einrichtungen/TPP.

Für wen:

• Eltern
• Kitas/TPP
• Kommune

Kommunale Kind-Akte zur rechtssicheren Dokumentation und Bearbeitung von Platzvermittlungen (Maßnah men, Vermerke, Historie) – zentral über alle Anmeldungen eines Kindes.

Nutzen:

• Zentrale Bearbeitung von Stammdaten und Bewerbungsdaten über alle Akten hinweg.
• Nachvollziehbare Gesamthistorie und Dokumentation kommunaler Maßnahmen.
• Bessere Unterstützung für Familien bei der Platzsuche durch strukturierte Fallbearbeitung.

Für wen:

• Kommune

Die Kommune kann unversorgte Kinder gezielt Einrichtungen/TPP vorschlagen, die Einrichtungen erhalten ent sprechende Benachrichtigungen und können diese für die Übernahme in ihre Warteliste annehmen bzw. ab lehnen (mit Begründungsangabe) – inkl. Anzeige freier Plätze zum Stichtag, Entfernung und digitaler An nahme/Ablehnung.

Nutzen:

• Transparenter, strukturierter Vermittlungsprozess für unversorgte Kinder.
• Zeitersparnis durch integrierte Kommunikation und automatische Datenübernahme.
• Einrichtungen entscheiden per Annahme/Ablehnung, Prozess wird historisiert.

Für wen:

• Kitas/TPP
• Kommune

Gezielte oder flächige Mitteilungen (umfangreiche Filteroptionen) der Kommune an Eltern – digital an Eltern-Accounts und optional als Brief für Familien ohne Account.

Nutzen:

• Schnelle Information vieler Eltern zeitgleich (auch segmentiert per Filter).
• Spart Porto und Papier, Versand wird dokumentiert.
• Gemischter Versand (digital + analog) möglich.

Für wen:

• Eltern
• Kommune

Träger/Kita-Leitungen verwalten eigene Nutzer (anlegen, Rollen vergeben, Passwörter zurücksetzen) – entlastet die Kommune.

Nutzen:

• Reduziert Supportaufwand der Kommune bei hoher Personalfluktuation.
• Schnellere Nutzeranlage und Rechtevergabe dort, wo sie gebraucht wird.
• Klare Verantwortlichkeiten je Träger/Kita.

Für wen:

• Träger
• Kitas
• Kommune

Erweitert die Plattform auf Ganztags- und Hortangebote an Schulen – Nutzung derselben Datenbasis und Prozesse auch für Schulkindbetreuung.

Nutzen:

• Ein System für Kita + Schule statt paralleler Lösungen.
• Bessere Planbarkeit und Überblick über Nachmittagsbetreuung.
• Unterstützt Kommunen im Kontext des Rechtsanspruchs auf Ganztagsbetreuung.

Für wen:

• Eltern
• Kommune

Abbildung der Betreuungsform Kindertagespflege (Fachstellen, Tagespflegepersonen, Verträge) – optional auch im Elternportal sichtbar, analog zum Kita-Angebot.

Nutzen:

• Vollständiger Überblick über alle Betreuungsangebote inkl. Tagespflege.
• Bessere Auswertungen für Bedarfsplanung und Versorgungsquoten.
• Unterstützt Verwaltung und Prozesse rund um Tagespflegeverträge.

Für wen:

• Eltern
• Kommune
• Fachstellen

Erweiterung für Vermittlungsstellen: zusätzliche Merkmale und Qualifikationen, Zuständigkeiten, Fortbildungen sowie Vermittlungsprozesse rund um Pflegeerlaubnisse.

Nutzen:

• Strukturierte Verwaltung von Tagespflegepersonen inkl. fachlicher Anforderungen.
• Bessere Matching- und Vermittlungsunterstützung.
• Nachvollziehbare Zuständigkeiten und Vertretungen.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt
• Vermittlungsstelle Tagespflege

Erstellt die jährliche KJHS-Datei für Kitas per Knopfdruck inklusive Datenvalidierung und Export zur Übermittlung an das statistische Landesamt.

Nutzen:

• Spart Zeit durch automatischen Export aus vorhandenen Daten.
• Validierung gibt Hinweise auf fehlende oder inkonsistente Angaben.
• Reduziert manuellen Prüfaufwand bei guter unterjähriger Datenpflege.

Für wen:

• Kitas
• Träger
• Kommune

Erstellt die jährliche KJHS-Datei für Kindertagespflege auf Kommunenebene inklusive Prüfhinweisen zur Übermittlung an das statistische Landesamt.

Nutzen:

• Automatisierter Export statt manueller Zusammenstellung.
• Bessere Datenqualität durch Prüf- und Warnhinweise.
• Klare Protokolle zur Fehlerbehebung.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt

Unterstützt landesspezifische Statistik- und Meldeverfahren (z. B. KiBiG.web Bayern, KiBiz.web NRW, KiDz Rheinland-Pfalz) mit passenden Feldern, Validierungen und Exporten.

Nutzen:

• Erfüllt landesspezifische Meldepflichten mit deutlich weniger Aufwand.
• Vermeidet Fehler durch Validierung und standardisierte Exportdateien.
• Vereinfacht regelmäßige Datenmeldungen erheblich.

Für wen:

• Kitas
• Träger
• Kommune (je nach Land)

Geplante Zusagen von Betreuungsplätzen werden systemseitig gesammelt und an einem konfigurierten Stichtag zentral an Eltern versendet.

Nutzen:

• Verhindert „wer zuerst kommt“-Dynamiken durch gemeinsamen Zusage-Stichtag.
• Entlastet Einrichtungen durch vorbereitete Zusagen.
• Mehr Transparenz und Planbarkeit für alle Beteiligten.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt
• Kitas
• Eltern

Fortlaufende oder zeitlich begrenzte Umfragen im Elternportal mit anonymisierter Auswertung für Planung und Entscheidungsfindung.

Nutzen:

• Schnelles Feedback zur Betreuungssituation und Elternbedarfen.
• Unterstützt datenbasierte Planung und Kommunikation.
• Niedrige Teilnahmehürde durch Integration ins Elternportal.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt
• Eltern

Erfassung und Verwaltung von Zweitverträgen und Randzeiten für eine vollständige Vertrags- und Versorgungsübersicht.

Nutzen:

• Besserer Überblick über Gesamtversorgung inklusive Zusatzverträgen.
• Solide Datenbasis für Auswertungen und Beitragsprozesse.
• Unterstützt neue Betreuungsbedarfe wie Ferien- oder Nachmittagsangebote.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt
• Kitas / Träger

Detaillierte Darstellung und Planung von Gruppen inklusive Prüfungen, Altersverteilungen und Belegungsverläufen.

Nutzen:

• Schneller Überblick über Gruppenbelegung und Altersstruktur.
• Unterstützung bei regelkonformer Belegung durch Prüfungen.
• Mehr Transparenz über Belegungsverlauf und Veränderungen.

Für wen:

• Kitas
• Träger

Digitaler Versand von Verpflegungsrechnungen im Sammellauf per E-Mail an Eltern.

Nutzen:

• Spart Druck- und Portokosten.
• Schneller Versand mit weniger manuellem Aufwand.
• Mehr Komfort für Eltern durch digitalen Erhalt.

Für wen:

• Kommune
• Eltern

Digitale Beantragung befristeter Erweiterungen der Betriebserlaubnis inklusive Genehmigungsprozess und automatischer Anpassung der Sollbelegung.

Nutzen:

• Ersetzt papierbasierte Ausnahmeverfahren.
• Mehr Überblick über genehmigte Zusatzplätze.
• Schneller Prozess für Einrichtungen und Kommune.

Für wen:

• Kitas / Träger
• Kommune / Jugendamt

Planungsunterstützung für KiBiz/NRW mit Erfassung von Bedarfen, Berechnung, Abstimmung, Freigabe sowie Export und Dokumentation.

Nutzen:

• Strukturierter Planungsprozess von Bedarf bis Freigabe.
• Transparenz über Bestände, Abgänge und Änderungen.
• Einheitliche Sicht für Kommune und Einrichtungen.

Für wen:

• Kommune / Jugendamt
• Kitas / Träger